Comprensión de los métodos de contabilidad – Explicado

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Oficialmente, existen dos tipos de métodos contables, que dictan cómo se registran las transacciones de la empresa en los libros financieros de la empresa: la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio. La diferencia clave entre los dos tipos es cómo la compañía registra el efectivo que entra y sale del negocio. Dentro de esa simple diferencia hay mucho espacio para el error – o la manipulación. De hecho, muchas de las principales corporaciones involucradas en escándalos financieros se han metido en problemas porque han jugado con las tuercas y los tornillos de su método de contabilidad.

Contabilidad de caja

En la contabilidad de caja, las empresas registran los gastos en cuentas financieras cuando el dinero está realmente distribuido, y contabilizan los ingresos cuando tienen el dinero en sus manos o, más probablemente, en una cuenta bancaria. Por ejemplo, si una pintora terminó un proyecto el 30 de diciembre de 2003, pero no se le paga hasta que el dueño lo inspecciona el 10 de enero de 2004, la pintora reporta esas ganancias en efectivo en su informe de impuestos de 2004. En la contabilidad de caja, las ganancias en efectivo incluyen cheques, recibos de tarjetas de crédito o cualquier otra forma de ingresos de los clientes.

Las empresas más pequeñas que no han constituido formalmente una sociedad y la mayoría de los empresarios individuales utilizan la contabilidad de caja porque el sistema les resulta más fácil de utilizar por sí mismas, lo que significa que no tienen que contratar a un gran personal de contabilidad.

Contabilidad de periodificación

Si una empresa utiliza la contabilidad de ejercicio, registra los ingresos cuando se completa la transacción real (como la finalización del trabajo especificado en un acuerdo contractual entre la empresa y su cliente), no cuando recibe el efectivo. Es decir, la empresa registra los ingresos cuando los gana, incluso si el cliente aún no ha pagado. Por ejemplo, un contratista de carpintería que utiliza la contabilidad de acumulación registra los ingresos obtenidos al completar el trabajo, incluso si el cliente aún no ha pagado la factura final.

Los gastos se manejan de la misma manera. La compañía registra cualquier gasto cuando se incurre en él, incluso si aún no ha pagado los suministros. Por ejemplo, cuando un carpintero compra madera para un trabajo, es muy probable que lo haga a cuenta y no pague el dinero por la madera hasta un mes después de recibir la factura.

Todas las sociedades anónimas deben utilizar la contabilidad de ejercicio de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados (GAAP). Si está leyendo los informes financieros de una corporación, lo que ve se basa en la contabilidad de acumulación.

Por qué es importante el método

El método de contabilidad que utiliza un negocio puede tener un gran impacto en los ingresos totales que el negocio reporta, así como en los gastos que sustrae de los ingresos para obtener el resultado final. Aquí está el cómo:

  • Contabilidad de caja: Los gastos y los ingresos no son cuidadosamente igualados mes a mes. Los gastos no se reconocen hasta que el dinero se paga realmente, incluso si los gastos se incurrieron en meses anteriores, y los ingresos obtenidos en meses anteriores no se reconocen hasta que se recibe realmente el efectivo. Sin embargo, la contabilidad de caja sobresale en el seguimiento del efectivo disponible.
  • Contabilidad de periodificación: Los gastos y los ingresos son iguales, lo que proporciona a la empresa una mejor idea de cuánto gasta al mes para operar y cuánto gana. Los gastos se registran (o se acumulan) en el mes en que se incurre, incluso si el efectivo no se paga hasta el mes siguiente. Los ingresos se registran en el mes en que se completa el proyecto o se envía el producto, incluso si la empresa aún no ha recibido el dinero del cliente.

La manera en que una empresa registra el pago de los impuestos sobre la nómina, por ejemplo, difiere con estos dos métodos. En la contabilidad por el principio de devengo, cada mes una compañía aparta la cantidad que espera pagar para sus cuentas de impuestos trimestrales para los impuestos de los empleados usando un principio de devengo (transacción en papel en la que el dinero no cambia de manos, lo que se llama un devengo). La entrada se realiza en una cuenta de responsabilidad fiscal (una cuenta para el seguimiento de los pagos de impuestos que se han realizado o que todavía deben realizarse). Si la empresa incurre en 1.000 USD de deudas fiscales en marzo, ese importe se introduce en la cuenta de deudas fiscales aunque todavía no haya pagado el efectivo. De esta manera, el gasto se ajusta al mes en que se incurre.

En la contabilidad de caja, la empresa no registra el pasivo hasta que realmente paga al gobierno el efectivo. Aunque la empresa incurre en gastos fiscales cada mes, la empresa que utiliza la contabilidad de caja muestra un mayor beneficio durante dos meses cada trimestre y posiblemente incluso muestra una pérdida en el tercer mes cuando se pagan los impuestos.

Para ver cómo estos dos métodos pueden resultar en estados financieros totalmente diferentes, imagine que un carpintero contrata un trabajo con un costo total para el cliente de $2,000. Los gastos esperados del carpintero para los suministros, mano de obra y otras necesidades son de $1,200, así que su ganancia esperada es de $800. Contrata la obra el 23 de diciembre de 2004 y la termina el 31 de diciembre de 2004. Pero no se le paga hasta el 3 de enero de 2005. El contratista no acepta efectivo por adelantado y en su lugar acepta que se le pague en su totalidad al finalizar el trabajo.

Si utiliza el método de contabilidad de caja, porque el dinero no cambia de manos, el carpintero no tiene que reportar ningún ingreso de esta transacción en el 2004. Pero digamos que presenta el dinero para sus gastos en 2004. En este caso, su resultado final es $1,200 menos, sin ingresos que lo compensen, y su ganancia neta (la cantidad de dinero que la compañía ganó, menos sus gastos) para el negocio en el 2004 es menor. Este escenario puede no ser necesariamente algo malo si está tratando de reducir su impacto fiscal para el 2004.

Si usted es propietario de una pequeña empresa que desea administrar su factura de impuestos y utiliza la contabilidad de caja, puede pedir a los proveedores que retengan los pagos hasta el comienzo del próximo año para reducir sus ingresos netos, si desea reducir los pagos de impuestos para el año.

Si el mismo carpintero utiliza la contabilidad de acumulación, su balance final es diferente. En este caso, contabiliza sus gastos cuando realmente se producen. También registra los ingresos cuando termina el trabajo el 31 de diciembre de 2004, a pesar de que no recibe el pago en efectivo hasta 2005. Sus ingresos netos aumentan con este trabajo, al igual que su impacto en los impuestos.

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