Elección de un método presupuestario – Explicado

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Por Kathleen Allen, Peter Economy

Un presupuesto no es más que una estimación escrita de cómo se desempeñará financieramente una organización – o un proyecto, departamento o unidad de negocio en particular. Si puede predecir con precisión el rendimiento de su empresa, puede estar seguro de que los recursos como el dinero, las personas, los equipos, las plantas de fabricación, etc., se despliegan de forma adecuada.

Tipos de presupuestos

Cuando se trata de eso, usted puede presupuestar cualquier actividad en su organización que tenga un impacto financiero. Dos de los presupuestos más comunes son

  • Presupuesto de caja: Una estimación de la posición de tesorería de una empresa durante un período de tiempo determinado.
  • Presupuesto de funcionamiento: Los ingresos pronosticados de un negocio junto con los gastos pronosticados, generalmente por un período de un año o menos.

Las partidas de su presupuesto operativo pueden incluir:

  • Presupuesto laboral: El costo total de la mano de obra que se gastará durante un período de tiempo determinado, calculado tomando a cada persona en una organización, departamento o proyecto y multiplicando el número de horas que se espera que trabaje por su salario.
  • Presupuesto de ventas: Una estimación de la cantidad de bienes y servicios que se venderán durante un período de tiempo específico.
  • Presupuesto de producción: Un pronóstico que comienza con las estimaciones del presupuesto de ventas del número total de unidades proyectadas para ser vendidas, luego traduce esta información en estimaciones del costo de mano de obra, materiales y otros gastos necesarios para producirlas.
  • Presupuesto de gastos: Un estimado preparado para viajes, servicios públicos, suministros de oficina, teléfono y muchos otros gastos comunes de negocios durante un período determinado.
  • Presupuesto de capital: Los costes totales y las comisiones de mantenimiento planificadas para los activos fijos de su empresa.

El mejor tipo de presupuesto es el que funciona. Puede elegir entre tres enfoques clave para elaborar un presupuesto:

  • De arriba a abajo: Los presupuestos son preparados por la alta dirección e impuestos a los niveles inferiores de la organización. Los presupuestos de arriba hacia abajo expresan claramente las metas de desempeño y las expectativas de la alta gerencia, pero pueden ser poco realistas porque no incorporan los aportes de las mismas personas que los implementan.
  • De abajo hacia arriba: Los supervisores y los mandos intermedios preparan los presupuestos y luego los envían a la cadena de mando para su revisión y aprobación. Estos presupuestos tienden a ser más precisos y pueden tener un impacto positivo en la moral de los empleados, ya que éstos asumen un papel activo en el suministro de información financiera para el proceso de presupuestación.
  • Presupuestación basada en cero: Cada gerente prepara estimaciones de sus gastos propuestos para un período de tiempo específico como si se estuvieran realizando por primera vez. En otras palabras, cada actividad parte de una base presupuestaria de cero. Al comenzar desde cero en cada ciclo presupuestario, los gerentes deben examinar detenidamente todos sus gastos y justificarlos ante la alta gerencia, minimizando así el desperdicio.

Cada uno tiene sus ventajas y desventajas, y cada enfoque puede funcionar bien, aunque el péndulo está claramente a favor del enfoque ascendente.

Trucos presupuestarios del oficio

Los presupuestos proporcionan una especie de sistema de alerta temprana que, en comparación con los resultados reales, puede informarle cuando algo va mal y necesita su atención inmediata.

Cuando sus gastos exceden su presupuesto, usted puede hacer varias cosas para volver al buen camino:

  • Revise su presupuesto. Antes de hacer cualquier otra cosa, examine detenidamente su presupuesto y asegúrese de que los supuestos en los que se basa son precisos y tienen sentido en su mercado cambiante. Si su mercado está creciendo rápidamente, es posible que tenga que ajustar sus estimaciones. A veces, es el presupuesto – no el gasto – lo que está fuera de lugar.
  • Congele los gastos. Una de las maneras más rápidas y efectivas de volver a alinear los gastos con el presupuesto es congelar gastos tales como aumentos de sueldo, personal nuevo y bonos.
  • Posponer nuevos proyectos. Los nuevos proyectos, incluyendo el desarrollo de nuevos productos, la adquisición de nuevas instalaciones y la investigación y el desarrollo, pueden consumir mucho dinero. Sin embargo, si usted es demasiado celoso en frenar el gasto cuando necesita desarrollar nuevos productos o servicios para competir, el resultado puede ser desastroso para el futuro crecimiento y la prosperidad de la empresa.
  • Despida a los empleados y cierre las instalaciones. Este es el último recurso cuando se trata de reducir gastos. Aunque estas acciones resultarán en una disminución inmediata y duradera de los gastos, usted también se enfrenta a una disminución inmediata y duradera del talento disponible para su organización. La productividad y la moral de los empleados restantes también pueden verse afectadas.

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